Gestión Documental Secrets

Gestión Documental Secrets

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El almacenamiento y la organización de documentos son las funciones más básicas y fundamentales de un DMS. Estas funcionalidades incluyen:

Equipo de Proyecto: Designar un equipo de proyecto con roles y responsabilidades claramente definidos, incluyendo un gerente de proyecto, especialistas en TI, representantes de los usuarios finales, and so on.

Costes de almacenamiento: Almacenar datos en la nube es más económico que en sistemas on premises. La nube permite comprar solo el espacio necesario, mientras que en sistemas locales a veces se adquiere más de lo requerido.

Software de gestión documental propietario: es desarrollado por un proveedor que ofrece servicios integrales, incluyendo soporte técnico y almacenamiento seguro en sus servidores.

La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.

En el contexto de los gestores documentales, los flujos de trabajo son movimientos automatizados de documentos a través de una correlación de acciones relacionadas con un proceso empresarial.

La suite de OnlyOffice puede utilizarse como parte de las herramientas propias de productividad que ofrece el programa o integrarla fileácilmente en tus propias soluciones SaaS o locales.

Falta de Regulate: Al transferir la responsabilidad al proveedor, se pierde control sobre la ubicación y gestión de los datos. Es importante conocer los acuerdos de nivel de servicio y las medidas de protección del proveedor.

Mejora en la colaboración: Los sistemas de gestión documental facilitan el trabajo en equipo a través de plataformas compartidas y herramientas de colaboración.

Determinados plazos o un cambio Gestión Documental en el estado de un documento en el sistema de gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los gestores y empleados puedan ver cada paso.

Manual de Usuario: Crear un manual de usuario detallado que explique cómo utilizar el DMS, con ejemplos y respuestas a preguntas frecuentes.

Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar, robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda verlos.

Identificación de Ineficiencias: Detectar cuellos de botella, redundancias y otros problemas en los procesos existentes que podrían mejorarse con un DMS.

La gestión documental es esencial para garantizar que los archivos de una empresa estén correctamente organizados y sean fácilmente accesibles cuando se necesiten.